Profilo

Dal menù Strumenti -> Profilo si accede alla pagina di gestione della anagrafica della azienda per la quale si sta operando sul sistema.
L’utente del sistema ha a disposizione le funzionalità per consultare l´anagrafica dell´azienda e per modificarne alcune configurazioni della sua postazione. Le funzioni a disposizione dell´utente dipenderanno dal profilo al quale è stato abilitato.
Cliccando sulla Ragione sociale sono presenti le seguenti sezioni nelle quali è possibile configurare alcuni dati.

PERSONA GIURIDICA
Questa sezione contiene tutti i dati e i codici che caratterizzano l’azienda aderente, in particolare:
• Il codice Azienda è: il codice di riferimento dell’azienda
• Il codice CUC è: Codice univoco sul sistema che identifica l’azienda aderente
• Il codice RI è: il codice di Registro Impresa

SEDE LEGALE
Dove è legalmente ubicata l’azienda.

RAPPRESENTATE LEGALE
Informazioni che riguardono la persona che rappresenta legalmente l’azienda ed è presente nella scrittura del Registro Imprese

ALTRE INFORMAZIONI
informazione di carattere descrittivo.

Si trovano poi le altre seguenti informazioni che sono invece configurabili da parte dell’utente:

CONTO DI APPOGGIO
Conti di Appoggio si riferiscono ai conti bancari a cui l’azienda aderisce e su cui appoggia l’incasso/pagamento delle fatture.
Cliccando su "Aggiungi conto" si possono aggiungere conti correnti.

CONFIGURAZIONE
In questa sezioni si possono impostare di alcuni parametri specifici.
• Formato acquisizione: è il formato che viene creato quando un’azienda utilizza il sistema per creare una fattura;
• Formato Export: è il formato di trasferimento dei dati della fattura nel formato dell’utente. Esso può essere settato come "CBI solo testata" (le fatture sono esportate con i dati di testata che sono stati inseriti), "CBI full", "proprietario" (le fatture vengono elaborate tramite un traduttore opportunamente predisposto per trasferire ed interpretare sul proprio sistema contabile i dati delle stesse fatture);
• Giorni validità guest: sono i giorni entro cui l’azienda invitata ad utilizzare il sistema deve rispondere. Dopo i 10 giorni (per esempio) l’invito scade e deve essere creato un nuovo invito;
• Template di generazione PDF: è il formato con cui il sistema genera e visualizza la fattura creata (dal menù Fatture attiva > Data Entry ). Il sistema prevede un formato standard;
• Logo fattura: questo identifica il logo aziendale che verrà inserito in ogni fattura creata(dal menù Fatture attiva > Data Entry );
• Piè di pagina fattura: questo identifica il logo che verrà inserito a piè di pagina in ogni fattura creata sul sistema (dal menù Fatture attiva -> Data Entry ).

Per salvare le eventuali modifiche apportate cliccare "Salva".

INDIRIZZI DI NOTIFICA sono tutti i nominativi e gli indirizzi e-mail delle persone dell’azienda a cui viene notificato la ricezione di una fattura se essa è stata trasmessa con il canale Portale.

Preferenze

Dal menù Strumenti -> Preferenze è possibile impostare l’impaginazione, ovvero il numero di righe visualizzate come risultato della ricerca dei documenti.

Stato attività

Dal menù Strumenti -> stato è possibile verificare in ogni instante lo stato delle attività. Ovvero tutte quelle operazioni che il sistema effettua in maniera asincrona, nel senso che per motivi di tempi di esecuzione, non vengono eseguiti direttamente ad un comando dell’utente, ma schedulati ed attuati automaticamente dal sistema.

Le varie tipologie di operazione riguardono le attività di caricamento, di firma massiva e di invio di documenti (Fatture e DNS).

Impostando i criteri di ricerca proposti dal sistema o premendo "Ricerca", apparirà un tabella riepilogative delle attività svolte con i rispettivi "stati" nell’apposita colonna.

Cliccando sulla lente di ingrandimento nella colonna "azione" è possibile visualizzare il dettaglio dell’attività con l'eventuale tipo di errore riscontrato.

Nel caso di un operazione nello stato "Fallito" cliccando sull'apposito tasto "elimina elemento" è possibile eliminare l’operazione.

Nuova anagrafica

La funzione disponibile da Strumenti -> Nuova anagrafica, consente la creazione di una nuova azienda Cliente/Fornitore. Il sistema propone un modulo che contiene i dati necessari per l’inserimento di una nuova anagrafica.
Alcuni dati sono obbligatori e sono evidenziati con un asterisco rosso. Di seguito le indicazioni per la compilazione.

AZIENDA
• Azienda: vengono automaticamente impostati i dati dell’azienda che sta operando sul sistema; nel caso in cui siano collegate più società, selezionare quella desiderata nell'apposito menu a tendina

PERSONA GIURIDICA, SEDE LEGALE e RAPPRESENTATE LEGALE Riassume tutti i dati giuridici disponibili relativi all´azienda cliente/fornitore, oltre a quelli del legale rappresentante e all´indirizzo/recapito telefonico della sede legale.
Selezionando il pulsante "Modifica" è possibile modificare tutti i campi sopra elencati e di successivamente salvarli per mezzo del bottone "Salva".

In particolare è richiesto l’inserimento dei seguenti dati:
• Codice CUC: è il codice univoco che ogni azienda possiede per essere identificata sul sistema di fatturazione elettronica
• Codice cliente/fornitore: è il codice univoco che identifica per l’azienda il proprio cliente/fornitore.

Ultimata l’inserimento dei dati obbligatori, premere "Salva".

DATI EMITTENTE o RICEVENTE
Una volta censita un´azienda Cliente o Fornitore, premendo in questa sezione il tasto "Modifica dati" è possibile completare eventuali dati dell'ente ricevente o emittente. I dati inseriti in questa sezione identifica l’eventuale terzi che riceve le fatture per conto dell'azienda cliente.
In particolare:
• Codice CUC: è il codice univoco che ogni azienda utilizzatrice del sistema di fatturazione elettronica possiede. Per utilizzare il canale Portale occorre specificare il codice CUC dell’azienda ricevente.
  A tal fine esistono due funzioni di ricerca del codice CUC. La funzione "Ricerca codice CUC canale portale" restituisce all’utente la lista dei codici CUC associati alle aziende sul canale Portale.
  Tali funzioni permettono il salvataggio del CUC in anagrafica cliente premendo "Inserisci".
  Al termine dell’inserimento premere "Salva".
  
  Se l’azienda non è censita con un CUC e possibile attivare la funzione di "Invito guest" effettuando una ricerca dal menù Strumenti -> Ricerca anagrafica.
• Canale di invio: nel caso del censimento di un azienda cliente, è possibile specificare il canale d’invio che si vuole utilizzare per inviare le fatture al cliente.
  Le tipologie di canale di invio, e i dati al loro connessi, sono le seguenti:
  • e-mail: occorre che sia definito l’indirizzo e-mail di ricezione;
  • Portale: occorre che l’azienda sia una azienda censita sul sistema di fatturazione elettronica;
  • Postalizzatore.

ALTRE INFORMAZIONI
permettono di aggiungere ulteriori informazioni di utilità quali recapiti telefonici fissi, mobili e di fax, e-mail e note varie.

Per modificare o cancellare un anagrafica, premere rispettivamenti i tasti "Modifica" o "Rimuovi"

Ricerca anagrafica

Cliccando sulla voce di menù Strumenti -> Ricerca Anagrafica è possibile attivare la funzione di ricerca aziende in anagrafica.

Cliccando sull’opzione "Ricerca anagrafica" appare una schermata che permette di ricercare le aziende precedentemente inserite.
Occorre innanzitutto selezionare nel campo "Azienda" l’azienda aderente per la quale si vuole ricercare i propri clienti/fornitori.

Per indicare se si vogliono ricercare fornitori o clienti, selezionare la scelta tramite il campo "Tipologia" e impostare i criteri di ricerca messi a disposizione
Selezionando il tasto "Ricera" viene mostrato una schermata contenendo i seguenti dati:

• Tipo:descrive la tipologia (cliente / fornitore) della azienda;
• Ragione sociale;
• Denominazione;
• P.IVA;
• Codice cliente/Fornitore:identifica il codice univoco che identifica per l’azienda il proprio cliente/fornitore.
• Codice CUC: identifica il codice univoco che ogni azienda utilizzatrice del sistema possiede;
• Azienda Banca: identifica se l’azienda è cliente della Banca;
• Inviti guest: identifica se è stata attivata la funzione "Invito guest". Il numero identifica il numero di inviti attivati valore;

Cliccando sul link Ragione sociale della azienda stessa si accede a tutti i dati della azienda cliente/fornitore.
Sono presenti le informazioni relative alle seguenti sezioni:

PERSONA GIURIDICA, SEDE LEGALE, RAPPRESENTATE LEGALE
Riassume tutti i dati giuridici disponibili relativi all´azienda cliente/fornitore, oltre a quelli del legale rappresentante e all´indirizzo/recapito telefonico della sede legale.
Se si agisce sul pulsante "Modifica" è possibile modificare tutti i campi sopra elencati e di successivamente salvarli premendo "Salva".

DATI RICEVENTI
Identifica l’eventuale terzo che riceve le fatture per conto di una azienda cliente. Per mezzo della funzione aggiungi indirizzo e-mail è possibile aggiungere altri indirizzi e-mail che saranno poi utilizzabili in fase di invio delle fatture via e-mail.
Selezionando il bottone "Modifica dati" è possibile modificare le impostazioni correnti.
In particolare per mezzo di questa funzione si può impostare (cambiare) nel campo Nuovo Canale il canale di ricezione della azienda cliente scegliendo tra quelli disponibili.

I canali proposti sono:
• E-mail: occorre che sia definito l’indirizzo e-mail di ricezione;
• Portale: occorre specificare il codice CUC dell’azienda ricevente.
  A tal fine esistono due funzioni di ricerca del codice CUC. La funzione "Ricerca codice CUC canale portale" restituisce all’utente la lista dei codici CUC associati alle aziende sul canale Portale.
  Tali funzioni permettono il salvataggio del CUC in anagrafica cliente premendo "Inserisci".

Al termine dell'inserimento premere "Salva".
• Portale: occorre che l’azienda sia una azienda censita sul sistema;
• Postalizzatore: è possibile inviare le fattura utilizzando il servizio selezionato.

Invito Guest

Tramite la funzione Guest è possibile proporre la fruizione di alcune delle funzionalità del sistema ad un utente di un´azienda utilizzatrice del sistema di fatturazione elettronica.

Un´azienda che è stata inserita nel database dei fornitori o clienti di un´azienda che utilizza il sistema di fatturazione elettronica può essere invitata ad accedere al sistema tramite un accesso temporaneo e poter, per esempio, prendere visione di una propria fattura passiva (se si tratta di un cliente) o servirsi del sistema per inviare una fattura al proprio cliente invitante (se si tratta di un fornitore).
Potrà quindi gestire la fattura in formato elettronico, utilizzare eventualmente le funzioni di gestione della disputa e visionare i servizi offerti dal sistema.

Per invitare quindi un´azienda cliente/fornitore ad avere un accesso Guest è necessario portarsi sull’elenco delle azienda clienti/fornitori effettuando una ricerca dal menù Strumenti -> Ricerca anagrafica.

L’ultimo dato a destra denominato "Inviti Guest" ha proprio la funzione di guidare l’utente a invitare l’azienda cliente/fornitore ad utilizzare per un periodo limitato alcune funzioni dell’applicativo di fatturazione elettronica.

Per abilitare l’azienda cliente/fornitore al ruolo di guest è necessario cliccare sull’apposito link nella colonna "Inviti guest".
Si accede in questo modo al dettaglio dell’azienda da invitare sul sistema.

Cliccando sul link "aggiungi guest" viene presentata una pagina che richiede all’utente di definire l’indirizzo mail dell’utente che verrà chiamato ad accedere al sistema come guest.
In particolare i dati da inserire sono:

• E-mail della persona che invita;
• Nome e Cognome della persona invitata;
• E-mail della persona invitata.

Premendo il pulsante "Salva" il sistema avviserà che l’invio dell’invito è in corso.

Verrà inviata all’interessato una mail che lo avvisa dell’invito al sistema, tale mail conterrà un link tramite il quale l’utente guest potrà collegarsi e accettare o meno l’invito premendo il tasto "Conferma"

Il sistema avvisa dell’invio in corso delle credenziali per accedere al sistema come guest. Verrà quindi recapitata una seconda mail al guest contenendo le credenziali per accedere al sistema e un link per effettuare il login affinchè questi possa utilizzarlo.

Qualora il destinatario avesse accettato o meno, l’azienda invitante ne avrebbe visibilità accedendo al dettaglio dell’invito corrispondente, notando che lo stato è passato da "In invio" ad "Accettato" o "Rifiutato"

Esiste la possibilità per un’azienda invitante di poter revocare l’invito guest, rimuovendolo dalla lista degli inviti inviati.

Cliccado in corrispondenza del simbolo dell’azione corrispondente si accede alle pagina di rimozione di un invito guest. Selezionando il bottone "Rimuovi", si revoca la possibilità, al guest precedentemente invitato, di accedere al sistema.