Data entry

Dal menù Fatture attive -> Data entry viene attivato la funzione per il caricamento di una fattura singola.


Nella sezione AVVISI, dopo ogni salvataggio, il sistema notifica l’esito delle operazioni effettuate ed avverte se ci sono errori o dati mancanti per il caricamento della fattura.

DATI DI BASE
• Ragione sociale fornitore: vengono automaticamente impostati i dati dell’azienda che sta operando sul sistema; nel caso in cui siano collegate più società, selezionare quella desiderata nell’apposito menu a tendina
• Numero documento: digitare l´identificativo del documento.
• Tipo di documento: selezionare, dall’apposito menu a tendina, il tipo di documento che si desidera caricare. (Fattura, Fattura ProForma, Nota di Credito, Nota di Addebito, Nota di credito).
• Divisa:selezionare la divisa;
• Data Documento:inserire la data riportata nel documento;
• Tipo di Fornitura: selezionare, dall’apposito menu a tendina, il tipo di fornitura (Prodotti o Servizi);
• Tipo fattura: selezionare, dall’apposito menu a tendina, la tipologia della fattura. La fattura di tipo elettronico richiederà sempre la firma elettronica. Quella cartacea solo nel caso si pratichi la conserzione a norma lato attivo


Dopo l’assegnazione della fattura ad un cliente ed il salvattaggio, è possibile aggiungere delle Chiave di ricerca di una fattura cliccando "aggiungi chiavi".

Alla fine dell’inserimento, cliccare "Salva". Il sistema richiederà di inserire un cliente.

CLIENTE
Alla fattura occorre assegnare un cliente già codificato. Per attivare la ricerca del cliente selezionare "Cerca clienti". Impostare uno o più criteri di ricerca oppure cliccare direttamente "Ricerca" per visualizzare tutta la lista dei clienti già censiti in anagrafica.
Dalla pagina ottenuta con il risultato della ricerca, scegliere il cliente e cliccare su "Inserisci". Alla fine dell’inserimento, cliccare "Salva".
Nel caso in cui il cliente non sia presente nell’anagrafica è possibile creare un nuovo cliente cliccando su "Nuovo cliente". Alla fine dell’inserimento selezionare "Inserisci nel documento".

Per poter completare il caricamento della fattura occorre caricare a sistema tutti quei dati che permetteranno la gestione fattura e abiliteranno l’utente alle funzioni a essa correlate.
Dopo il salvataggio, il sistema propone ulteriori campi da compilare raggrupati in sezioni. Nella sezione Riepilogo fattura vengono riepilogati i valori complessivi della fattura, sommando i valori che verrano inseriti nelle singole posizioni delle sezioni sottostanti.

DETTAGLIO FATTURE
Per completare la fattura occorre inserire almeno un articolo ovvero l’oggetto o il servizio che è stato venduto o offerto. Selezionando "Aggiungi articolo" è possibile inserire: i seguenti dati, prestando particolare attenzione ai campi obbligatori:
• Codice articolo;
• Descrizione dell’articolo;
• Quantità: inserire una quantità superiore a zero;
• Unità di misura
• Prezzo unitario: inserire un prezzo unitario uguale o superiore a zero;
• Sconto %;
• Aliquota Iva %: selezionare dall’apposito menu a tendina, un’aliquota Iva.


Dopo l’inserimento dei dati, premere "Salva". La sezione visualizza una schermata riassuntiva dove verranno elencati tutti gli articoli inseriti. Per modificare i dati, selezionare, nella colonna azione, l’apposita attività (modifica elemento o elimina).

Nella sezione Riepilogo fattura, viene generato automaticamente dal sistema un file in formato .pdf che riproduce la fattura secondo un layout standard e con i loghi aziendali presenti in anagrafica clienti(colonna "file fattura"). Tale documento viene aggiornato e ri-generato ad ogni modifica dei dati inseriti sul sistema.

ALIQUOTE IVA
Il sistema riporta automaticamente l’aliquota Iva inserita nel’apposito campo della sezione precedente Dettaglio fattura.

RITENUTE
In questa sezione è possibile inserire una ritenuta. Seleziona "Aggiungi ritenuta" ed inserisci i seguenti campi:
• Base di calcolo: importo di base per il calcolo della ritenuta;
• Aliquota %: inserire la percentuale della ritenuta;


• Importo: digitare ’importo totale della ritenuta;
• Descrizione: inserire la descrizione oggetto della ritenuta.


Dopo l’inserimento dei dati, premere "Salva". La sezione visualizza una tabella riassuntiva con i dati inseriti.
Per modificare i dati, selezionare nella colonna azione l’apposita attività (modifica elemento o elimina).

TERMINE E MODALITA DI PAGAMENTO
Nella fattura occorre inserire un termine ed una modalità di pagamento, selezionando "Aggiungi modalità di pagamento" ed inserirendo i seguenti dati, prestando particolare attenzione ai campi obbligatori:
• Importo: il sistema riporta automaticamente l’importo totale della fattura;
• Data termine pagamento: selezionare o digitare la data di scadenza del pagamento;
• Tipo di pagamento: selezionare una tipologia di pagamento dall’apposito menu a tendina.

Nel caso di pagamento a rate è possibile inserire rate parziali, suddividendo l’importo totale su più righe ,con le relative date di scadenza;
• Modalità di pagamento: selezionare come si desidere incassare il pagamento
• Banca d'appoggio: selezionare dall’apposito menu a tendina il conto d’appoggio


Dopo l’inserimento dei dati, premere "Salva". La sezione visualizza una tabella riassuntiva con i dati inseriti.
Per modificare i dati, selezionare nella colonna azione l’apposita attività (modifica elemento o elimina).

RIFERIMENTI
In questa sezione è possibile associare alla fattura il riferimento ad un altra tipologia di documento. Selezionando "Aggiungi riferimenti" si accede alla schermata in cui viene richiesto i seguenti dati:
• Tipologia: selezionare la tipologia(Bolla o Ordine) del documento associato alla fattura;
• Numero: inserire il numero del documento associato alla fattura;


• Data: inserire la data del documento associato alla fattura;
• Note: inserire una nota relativa al documento


Dopo l’inserimento dei dati, premere "Salva". La sezione visualizza una tabella riassuntiva con i dati inseriti.
Per modificare i dati, selezionare nella colonna azione l’apposita attività (modifica elemento o elimina).

Alla fine del processo di compilazione è possibile caricare la fattura a sistema premendo il tasto "Carica". Premendo invece il tasto "Modifica" è possibile modificare una delle sezioni precedentemente inserite, mentre premendo "Rimuovi" l’inserimento della fattura verrà cancellato.

Import singolo

Questa funzione messa a disposizione dall’applicazione permette di caricare a sistema una fattura già esistente in formato elettronico (doc, pdf, etc..) oppure una fattura cartacea opportunamente scannerizzata. Si accede a tale funzione cliccando sul pulsante Fatture attive -> Import Singolo

Il sistema propone una pagina che consente di selezionare l’azienda per la quale si sta operando (Ragione Sociale Fornitore), e di cercare all’interno del proprio pc la fattura da caricare sull’applicativo utilizzando il tasto "Sfoglia". Cliccando sul tasto "Salva" si completa il caricamento del file sul sistema.
È consigliabile avere il documento che si è appena salvato, in formato consultabile (stampa o visualizzazione a terminale) poichè in questa schermata verranno richiesti alcuni dati del documento.

Per completare l’inserimento della fattura occorre quindi digitare i seguenti dati riepilogativi della fattura, per consentirne la successiva consultazione.

DATI DI BASE
• Ragione sociale fornitore: vengono automaticamente impostati i dati dell’azienda che sta operando sul sistema; nel caso in cui siano collegate più società, selezionare quella desiderata nell’apposito menu a tendina
• Numero documento: digitare l´identificativo del documento.
• Tipo di documento: selezionare, dall’apposito menu a tendina, il tipo di documento che si desidera caricare. (Fattura, Fattura ProForma, Nota di Credito, Nota di Addebito, Nota di credito).
• Divisa:selezionare la divisa;
• Data Documento:inserire la data riportata nel documento;
• Tipo di Fornitura: selezionare, dall’apposito menu a tendina, il tipo di fornitura (Prodotti o Servizi);
• Tipo fattura: selezionare, dall’apposito menu a tendina, la tipologia della fattura.
  Dopo l’assegnazione della fattura ad un cliente ed il salvattaggio, è possibile aggiungere delle Chiave di ricerca di una fattura cliccando "aggiungi chiavi".

Alla fine dell’inserimento, cliccare "Salva". Il sistema richiederà di inserire un cliente.

CLIENTE
Per attivare la ricerca del cliente selezionare "Cerca clienti". La funzione "Cerca cliente" abilita l’utente a ricercare tra le proprie aziende clienti quella da associare alla fattura, mentre la funzione "Crea cliente" permette di censire un nuovo fornitore nel sistema e di associare ad esso la fattura in questione.
Per ricercare un cliente, impostare uno o più criteri di ricerca oppure cliccare direttamente "Ricerca" per visualizzare tutta la lista dei clienti già censiti in anagrafica. Dalla pagina ottenuta con il risultato della ricerca, scegliere il cliente e cliccare su "Inserisci". Alla fine dell’inserimento, cliccare "Salva".

Nel caso in cui il cliente non sia presente nell’anagrafica è possibile creare un nuovo cliente cliccando su "Nuovo cliente". Alla fine dell’inserimento selezionare "Inserisci nel documento".

Per poter completare il procedimento occorre caricare a sistema tutti quei dati che permetteranno la gestione della fattura e abiliteranno l’utente alle funzioni a essa correlate. In particolare occorre inserire i seguenti dati obbligatori:

ALIQUOTE IVA
Per mezzo della funzione "aggiungi posizioni IVA" l’utente è chiamato a caricare a sistema tutte le aliquote iva della fattura e i relativi importi.
• Imponibile: inserire l’importo totale imponibile della fattura;
• Codice/Descrizione aliquota: selezionare l’aliquota IVA che si vuole applicare;


Il sistema calcolerà in automatico l’importo con IVA. Nella sezione Riepilogo Fattura vengono riepilogati i valori complessivi della fattura. Cliccando "Modifica" l’utente può modificare i dati della fattura stessa, prestando particolare attenzione a rimanere coerente.

Dopo l’inserimento dei dati, premere "Salva". La sezione visualizza una tabella riassuntiva con i dati inseriti.
Per modificare i dati, selezionare nella colonna azione l’apposita attività (modifica elemento o elimina).

TERMINE E MODALITA DI PAGAMENTO
Nella fattura occorre inserire un termine ed una modalità di pagamento, selezionando "Aggiungi modalità di pagamento" ed inserirendo i seguenti dati, prestando particolare attenzione ai campi obbligatori:
• Importo: il sistema riporta automaticamente l’importo totale della fattura;
• Data termine pagamento: selezionare o digitare la data di scadenza del pagamento;
• Tipo di pagamento: selezionare una tipologia di pagamento dall’apposito menu a tendina.

Nel caso di pagamento a rate è possibile inserire rate parziali, suddividendo l’importo totale cliccando sul pulsante "aggiungi pagamento" e salvando ogni riga le rate con le relative date di scadenza;
• Modalità di pagamento: selezionare come si desidere incassare il pagamento
• Banca d'appoggio: selezionare dall’apposito menu a tendina il conto d’appoggio


Dopo l’inserimento dei dati, premere "Salva". La sezione visualizza una tabella riassuntiva con i dati inseriti.
Per modificare i dati, selezionare nella colonna azione l’apposita attività (modifica elemento o elimina).

RIFERIMENTI
In questa sezione è possibile associare alla fattura il riferimento ad un altra tipologia di documento. Selezionando "Aggiungi riferimenti" si accede alla schermata in cui viene richiesto i seguenti dati:
• Tipologia: selezionare la tipologia (Bolla o Ordine) del documento associato alla fattura;
• Numero: inserire il numero del documento associato alla fattura;


• Data: inserire la data del documento associato alla fattura;
• Note: inserire una nota relativa al documento


Dopo l’inserimento dei dati, premere "Salva". La sezione visualizza una tabella riassuntiva con i dati inseriti.
Per modificare i dati, selezionare nella colonna azione l’apposita attività (modifica elemento o elimina).

ALLEGATI
Nella sezione "Allegati", per mezzo della funzione "aggiungi allegato" è possibile allegare dei documenti alla fattura stessa.

Alla fine del processo di compilazione è possibile caricare la fattura a sistema premendo il tasto "Carica". Premendo invece il tasto "Modifica" è possibile modificare una delle sezioni precedentemente inserite, mentre premendo "Rimuovi" l’inserimento della fattura verrà cancellato.

Import multiplo

La funzione di import massivo di un gruppo di documenti si attiva dal menù Documenti Non Strutturati -> Import multiplo.
Questa modalità di caricamento è consigliabile per quelle operazioni di riversamento di documenti già generate su sistemi esterni che si vuole gestire o archiviare per mezzo del Portale.
Il Portale è in grado di caricare un file contenendo un gruppo di documenti raggruppate in un file zippato(.zip) e una distinta riassuntiva dei dati.
La specifica della distinta xml è scaricabile dal link "Visualizza schema distinta di caricamento".

Per attivare la procedure di caricamento del flusso di documenti, selezionare il file zippato tramite il tasto "Sfoglia" e premere il bottone "Salva".
Appare una schermata contenendo la lista delle attività di caricamento.
Lo stato delle attività può assumere i seguenti valori:

• In elaborazione: Il processo di caricamento è stato creato e verrà eseguito a breve;
• Fallito: Durante l’esecuzione del processo di caricamento si è verificato un errore. Occorre rimuovere l’errore e ripetere il caricamento;
• Elaborato: Il processo di caricamento è stato completato;
• Da completare: Il caricamento delle fatture è stato completato ma le fatture non possono essere spedite in quanto mancano dei dati relativi alle fatture stesse.

La funzione per monitorare lo stato delle attività di caricamento, è disponibile in qualsiasi momento dal menù Strumenti -> Stato attività.

Se viene cliccata la lente di ingrandimento nel campo "Azione" in corrispondenza dell’ultima operazione eseguita appare un report che dettaglia lo stato di esecuzione della attività stessa.

Ultimata la fase di caricamento, in base al grado di completamento, i documenti saranno pronti per essere spediti oppure completati.
In particolare, queste saranno raggiungibili seguendo il percorso Homepage -> Documenti in uscita -> Da Completare o Da Inviare.

Ricerca

La ricerca di una fattura attiva presente nel sistema si effettua mediante la selezione dal menù Fatture Attive -> Ricerca.

La pagina "Ricerca fatture attive" consente di selezionare l’azienda per la quale si sta operando (nel campo Azienda), ed eseguire la ricerca delle fatture con i criteri proposti nella schermata.

In particolare è possibile specificare i seguenti criteri di ricerca:

• Ragione sociale intestatario(cliente);inserire il nome del cliente;
• P.IVA/Cod.Fiscale;
• Codice cliente/fornitore;inserire il codice cliente;
• Numero documento: inserire un numero fatture che inizia per (opzione "inizia per") o contiene (opzione "contiene") la sequenza di caratteri inseriti in questo campo;
• Data documento; inserire la data del documento;
• Totale documento: inserire una forchetta di importi totali entro la quale si cerca la fattura;
• Nome file fattura;
• Chiavi di ricerca;
• Stato del documento;
• Tipo di documento;
• Ordina per: questo criterio serve per ordinare in modo ascendente o decrescente il risultato della ricerca secondo le seguenti opzioni: "Azienda" (fornitore), "Intestatario" (cliente), "Importo", "Data emissione", "Stato".

È importante notare che se non si inserisce nessun criterio di ricerca, il sistema darà come risultato tutte le fatture attive riferite all’azienda in esame. Dopo aver selezionato il tasto "Ricerca", appare una finestra contenente le fatture emesse dall’azienda che soddisfano i criteri precedentemente impostati.

I dati riassuntivi che vengono sintetizzati nel risultato della ricerca sono:

• Intestatario(cliente): il cliente a cui è destinata la fattura;
• P.IVA/Cod.Fiscale;
• Codice cliente/fornitore;
• Numero doc: identificativo del documento. Cliccando sulla lente di ingrandimento viene visualizzata la pagina di dettaglio e le azioni possibili in base allo stato della fattura selezionata.

In particolare:
• se la fattura è nello stato "Da completare" o "Digitato" in questa schermata sarà possibile caricare (tasto "Carica"), aggiungendo i dati mancanti, o rimuovere la fattura (tasto "Rimuovi");
• se la fattura è nello stato "Caricato" o in questa schermata sarà possibile rimuoverla.
• se la fattura è nello stato "Inviato" o in questa schermata sarà possibile tracciare l’accettazione o il rifiuto della fattura da parte del cliente (rispettivamente tasti "accetta" o "rifiuta").
• Tipo: tipologia del documento (fattura, fattura pro-forma, nota di debito, ecc..);
• Data documento;
• Totale documento: importo totale della fattura;
• Stato: indica lo stato in cui si trova la fattura in quel momento.

Nella colonna "Azione" è possibile visualizzare il file della fattura oppure eliminare una fattura nello stato "Digitato", "Da completare" o "Caricato".

Firma

Il sistema di fatturazione elettronica è integrato con sistemi di Firma Digitale che permettono la firma digitale della fattura in modalità cosiddetta Massiva. Tramite questa funzione l’utente può firmare un gran numero di fatture senza disporre di un apposito kit di firma digitale sul proprio PC, senza quindi dover scaricare localmente, firmare e ricaricare le fatture sul sistema.
Il sistema permette di apporre la firma digitale su ogni singola fattura. In particolare, la firma digitale viene obbligatoriamente apposta su ogni fattura se:

• la fattura è dichiarata di tipo elettronico;
• la fattura è dichiarata di tipo cartaceo e allo stesso tempo l’Azienda aderente effettua sul sistema la conservazione a norma della fattura cartacea.

La funzione è accessibile nel sistema da menù Fatture Attive -> Firma oppure dall’apposito link presente sulla home page Homepage -> Fatture attive > Da firmare.

Accedendovi tramite il menù Fatture Attive -> Firma selezionando il tasto "Ricerca", il sistema presenta la lista delle fatture da firmare.
È possibile selezionare o deselezionare, tramite il flag presente nell’apposita casella, la firma sulle singole fatture presenti nella lista delle fatture.
Selezionando il tasto "Firma Massiva" si attiva la funzione di firma digitale su tutte le fatture selezionate.

Attivata la funzione di firma massiva, il sistema programma l’esecuzione della firma digitale sulle fatture. Viene quindi presentata all’utente una schermata che lo informa sullo "stato attività" per la firma massiva (vedi colonna Tipo operazione). Gli stati delle attività di firma digitale possono assumere i seguenti valori:

• In elaborazione: l’attività di firma verrà eseguita a breve;
• Programmato: l’attività di firma verrà eseguita a breve;
• Fallito: si è verificato un errore nell’apposizione della firma digitale.
• Completo: le fatture o i documenti sono stati firmati correttamente;

Le fatture firmate sono così pronte per l’invio al cliente. Le fatture da inviare possono essere visualizzate dal menù Invio/Ricezione > Fatture in uscita oppure da Homepage -> Fatture attive -> Da inviare.

Elimina Fatture attive

Le fatture attive presente nel sistema nello stato "Da completare" "Caricate" o "Digitate" possono essere eliminate mediante la funzione Fatture Attive -> Elimina fatture attive.

La pagina "Ricerca fatture attive da eliminare" consente di eseguire la ricerca delle fatture attive con i criteri proposti nella schermata.

In particolare é possibile visualizzare le fatture attive da eliminare selezionando, nel campo "Stato del documento" un valore.
I valori possibili dello stato della fattura sono:

• Da Completare: identifica fatture per le quali mancano dati obbligatori per il caricamento;
• Caricato: identifica fatture complete, caricate a sistema, da firmare
• Digitato: identifica fatture inserite manualmente sul portale (vedi Data entry) e per le quali mancano dati obbligatori per il caricamento

I dati riassuntivi che vengono sintetizzati nel risultato della ricerca sono:

• Intestatario(cliente): il cliente a cui è destinata la fattura;
• P.IVA/Cod.Fiscale;
• Codice cliente/fornitore;inserire il codice cliente;
• Numero doc: identificativo della fattura. Cliccando sulla lente di ingrandimento viene visualizzata la pagina di dettaglio e le azioni possibili in base allo stato della fattura selezionata.

In particolare:
• se la fattura è nello stato "Da completare" o "Digitato" in questa schermata sarà possibile caricare (tasto "Carica"), aggiungendo i dati mancanti, o rimuovere la fattura (tasto "Rimuovi");
• se la fattura è nello stato "Caricato" in questa schermata sarà possibile solo rimuoverla.
• Tipo: tipologia del documento (fattura, fattura pro-forma, nota di debito, ecc..);
• Stato: indica lo stato in cui si trova il documento in quel momento.
• Data documento;
• Totale documento: importo totale della fattura;

Per procedere con l’eliminazione, è possibile selezionare una singola fattura emettendo un flag nell’apposita casella corrispondente oppure selezionarle tutte premendo il tasto "seleziona tutti". Infine Premere il tasto "Elimina selezionate".