Conservazione

Ricerca documenti

Ricordiamo che se il servizio di Conservazione è stata attivato, tutti i documenti che richiedono la conservazione a norma di legge, e precedentemente caricate sul portale, saranno sottoposte, in maniera automatica, al processo di conservazione. Dal menù Conservazione -> Ricerca documenti viene attivata la funzione di ricerca dei documenti (fatture) oggetto del suddetto processo.
La pagina consente di selezionare l’azienda per la quale si sta operando (nel campo Ragione sociale azienda), ed eseguire quindi la ricerca dei documenti impostando i seguenti criteri di ricerca:

Numero documento;
Data documento: ricerca i documenti aventi una data compresa nel range temporale inserito dall’utente;
Stato del documento: Caricato, Completo, Da conservare, In conservazione.
Tipo di documento: è possibile ricerca Documenti (fatture) attivi e passivi;
Ragione sociale mittente;
P.iva/codice fiscale mittente;
Ragione sociale destinatario;
P.iva/codice fiscale destinatario;
Ordina per: questo criterio serve per ordinare in modo crescente o decrescente il risultato della ricerca secondo un campo specifico.

È importante notare che se non si inserisce nessun criterio di ricerca, il sistema restituirà tutti i documenti riferiti all’azienda in esame.
Premendo "Ricerca" nella schermata successiva appare la lista dei documenti che soddisfano i criteri precedentemente impostati, con i dati sintetici e lo stato degli stessi nel processo di conservazione.
In particolare:

Caricato: il documento deve essere firmato prima di poter fare parte di un lotto di conservazione. Si noti che poichè le fatture attive devono essere firmate per essere inviate, le sole fatture passive transiteranno per questo stato.

Conservazione > Firma documenti

Completo: è lo stato successivo una volta che il documento è stato firmato ed è pronto per entrare a far parte di un lotto di conservazione;
Da conservare: una volta firmato, il documento deve essere reso diponibile per rientrate in un lotto di conservazione.
Questo passaggio avviene attraverso l'attività di conservazione raggiungine dal menù Conservazione -> Conserva documenti;
In conservazione: il documento conservato è stato posto nell’archivio di conservazione.

Cliccando "sul numero del documento" si entra del dettaglio del documento dove il sistema propone i dati essenziali della fattura.
Nella sezione "File" è possibile aprire o scaricare il file firmato o solo il suo contenuto.

Firma documenti passivi

Dal menu Conservazione -> Firma documenti viene attivata la funzione di ricerca dei documenti che devono essere firmati per poter entrare a far parte di un lotto di conservazione.
Quando la firma sarà stata apposta, il documento passerà dallo stato "Caricato" allo stato "Completo"; si noti che, poichè i documenti attivi devono essere firmati per poter essere inviati, al termine dell’invio essi passano direttamente nello stato "Completo".

La pagina consente di selezionare l’azienda per la quale si sta operando (nel campo "Ragione sociale azienda"), ed eseguire quindi la ricerca dei documenti da firmare impostando diversi criteri di ricerca. Tali criteri sono i medesimi della ricerca documenti, tranne lo stato del documento (poichè i documenti da firmare sono tutti nello stato Caricato) e il tipo di documento (poichè solo i documenti passivi necessitano di essere firmati).

La firma elettronica dei documenti da conservare avviene nella stessa modalità della firma delle fatture da inviare. Premendo "Ricerca" risultati della precedente ricerca presentano la lista dei documenti che devono essere firmati.

Cliccando sul numero del documento è possibile selezionare o deselezionare la firma sui singoli documenti presenti nella lista dei risultati.
Selezionando "Firma" si attiva la funzione di firma digitale su tutti i documenti selezionati.

Attivata la funzione di firma massiva, il sistema schedula l’esecuzione della firma digitale sui documenti. Viene quindi presentata all’utente una pagina che lo informa l’utente sull'esito della attività di firma.
Gli stati possibili di una attività di firma digitale sono:

Programmato, l’attività di firma verrà eseguita a breve;
Completo, i documenti sono stati firmati correttamente;
Fallito, si è verificato un errore nell’apposizione della firma digitale.

Le fatture passive così firmate transitano nello stato "Completo" e sono così pronte per fare parte di un lotto di conservazione.

Conserva documenti

Per iniziare il processo di conservazione occorre selezionare i file che saranno sottoposti a tale processo dal menù Conservazione -> Conserva documenti.
Il risultato della ricerca,impostando i criteri di ricerca messi a disposizione e premendo "Ricerca", presenterò all’utente la lista dei documenti nello stato "Completo" che sono abilitati a fare parte di un lotto di conservazione.

Cliccando nell'apposita casella, adaciente il numero di documento, è possibile selezionare o deselezionare i documenti da rendere disponibili per la conservazione.

Premendo "Conserva" comparirà il messaggio di avviso che i documenti selezionati sono disponibili per la generazione del lotto di conservazione e successivamente i documenti coinvolti scompariranno dalla lista dei risultati della ricerca.

I documenti così selezionati passeranno allora passeranno dallo stato "Completo" allo stato "Da conservare".
Il significato di questo passaggio è legato al fatto che, poichè la funzione di creazione dei lotti non consente di selezionare i singoli documenti da introdurre nel lotto ma soltanto la data massima dei documenti che possono entrare nel lotto (al fine di preservare la continuità dei lotti archiviati), il sistema di fatturazione elettronica permette all’utente di escludere dei documenti dalla lista di quelli che dovranno essere introdotti in un determinato lotto.

La fase successiva consisterà nel creare un lotto di conservazione.

Crea lotto

Dal menù Conservazione -> Crea lotto viene attivata la funzione di creazione del lotto di conservazione.
La pagina "Crea lotto da conservare" consente di selezionare il tipo di documenti (attivi o passivi) con cui si intende generare il lotto e la data massima dei documenti (fra quelli disponibili) che dovranno entrare a far parte del lotto.

Inserendo una data massima e premendo "Crea primo lotto" si attiva la generazione del lotto.

Si aprirà la pagina di dettaglio del lotto, che mostra la lista dei documenti che entreranno a far parte del lotto. Selezionando "Conferma" si completa la generazione del lotto e si apre la pagina di visualizzazione del lotto, in cui compaiono i dati che lo caratterizzano (ragione sociale azienda, numero, dimensione, tipo di documenti contenuti e stato del lotto). Lo stato del lotto sarà "Creato".

Selezionando il tasto "Firma", si avvia la procedura di firma del lotto di conservazione. Il tasto "Vedi" dettaglio lotto mostra la pagina con l’elenco dei documenti presenti nel lotto, mentre il tasto "Elimina" permette di eliminare il lotto (l’eliminazione del lotto sarà consentita fintantochè non ne sarà richiesta la conservazione).

Il link in corrispondenza del File del lotto permette di scaricare l’xml che descrive e rappresenta il lotto stesso.

La firma del lotto necessita dell’utilizzo di un kit di firma elettronica tramite smart card: quando il kit sarà collegato, l’azione sul tasto "Firma" attiverà dapprima l’autenticazione con le credenziali della smart card, dopodichè procederà con l’apposizione della firma sul lotto.

Quando la procedura di firma sarà conclusa, si torna alla pagina di visualizzazione del lotto. Al termine della firma, la visualizzazione del lotto presenterà le seguenti modifiche:

lo stato del lotto transita in "Firmato" e viene attivato un link al File del lotto firmato; (da cui è possibile scaricare il file con la busta firmata elettronicamente che contiene la distinta del lotto);
compare il tasto "Timestamp".

Selezionando il tasto "Timestamp" si avvia la procedura per l’apposizione della marcatura temporale sul lotto che avviene in modalità asincrona, non visibile all’utente.

Pertanto la selezione del tasto "Timestamp" provocherà le seguenti modifiche:

lo stato del lotto passerà da "Firmato" a "Timestamp in esecuzione";
la riapertura della pagina di visualizzazione del lotto, in cui sarà scomparso il tasto "Timestamp".

Non appena la procedura di apposizione della marcatura temporale sarà conclusa, riaprendo la pagina di visualizzazione del lotto, vi saranno le seguenti modifiche:

lo stato del lotto passerà a "Timestamped"; sarà attivato il link al File di marcatura temporale (da cui è possibile scaricare il file con il timestamp del lotto),
compariranno i tasti "Visualizza timestamp" e "conserva".

Selezionando il tasto "conserva" dalla pagina di visualizzazione del lotto, viene attivata la conservazione in archivio, effettuata anch’essa tramite un procedimento asincrono non visibile dall’utente. Si riaprirà di conseguenza la pagina di visualizzazione del lotto, in cui lo stato del lotto sarà diventato "In conservazione" e non sarà più possibile eliminare il lotto.

Al termine del procedimento di conservazione in archivio sarà concluso, riaprendo la pagina di visualizzazione del lotto sarà avrà lo stato "Conservato" e potrà essere ricercato dal menù Conservazione -> Ricerca in archivio o esportato dal menù Conservazione -> Export lotti.

7.1.5 Ricerca lotti

Dal menù Conservazione -> Ricerca lotto viene attivata la funzione di ricerca dei lotti, in qualunque stato del processo di conservazione essi si trovino. Tale funzione può pertanto essere utilizzata sia per riprendere un processo di conservazione precedentemente interrotto, sia per monitorare lo stato di avanzamento dei lotti in corso di conservazione.
La pagina Ricerca lotti consente di selezionare l’azienda per la quale si sta operando (nel campo "Ragione sociale azienda"), ed eseguire quindi la ricerca dei lotti di documenti impostando i diversi criteri di ricerca proposti e premendo "Ricerca".

Nella schermata successiva ppare la lista dei lotti che soddisfano i criteri precedentemente impostati, con i dati sintetici e lo stato degli stessi.

Cliccando sul numero del lotto il sistema propone la pagina di dettaglio del lotto selezionato

Selezionando un link attivo (l’attivazione è legata alle diverse fasi del processo di conservazione) ad uno dei "File del lotto di conservazione", è possibile aprire o scaricare i file relativi al documento in conservazione.

Il tasto "Vedi dettaglio lotto" permette di accedere alle pagine di visualizzazione dei documenti contenuti nel lotto, mentre gli altri tasti vengono visualizzati in base allo stato in cui si trova il lotto.
In particolare, se il processo di conservazione non é ancora concluso, sarà possibile possibile accedere ai file del lotto e riprendere, a partire da questa pagine, il processo di conservazione.

Ricerca Archivio

Dal menù Conservazione -> Ricerca lotto viene attivata la funzione di ricerca dei documenti conservati in archivio (quindi nello stato " Conservato).
La pagina "Ricerca documenti in archivio" consente di selezionare l’azienda per la quale si sta operando (nel campo "Ragione sociale azienda"), ed eseguire quindi la ricerca dei documenti impostanto diversi criteri di ricerca e premendo "Ricerca".

Nella schermata successiva appare la lista dei documenti che soddisfano i criteri precedentemente impostati, con i dati sintetici e il lotto di appartenenza.

Cliccando sul numero del documento il sistema propone la pagina di riassunto del documento selezionato

La pagina mostra tutti i dati di conservazione legati al documento: dati di caricamento (utente che ha caricato il documento in archivio e stato del documento, che sarà sempre "Conservato"), dati di base (ragione sociale dell’azienda per cui è stato conservato il documento, data, numero e tipo di documento, numero del lotto cui il documento appartiene), dati relativi alle controparti del documento (ragione sociale e partita iva/codice fiscale di mittente e destinatario).

Selezionando il link al File, è possibile scaricare la busta firmata contenente il documento conservato, mentre il link al Contenuto del file firmato permette di scaricare il vero e proprio documento contenuto nella busta firmata.

Export lotti

Dal menù Conservazione -> Ricerca lotto viene attivata la funzione di esportazione dei lotti dall’archivio. Tale funzione permette di salvare una copia dei lotti in archivio nella forma di un file zip che contiene: il file firmato dell’indice del lotto (il file indice è un file xml che contiene i dati di sintesi del lotto - numero identificativo, tipo di documenti contenuti e data di creazione - e i dati di conservazione relativi a ciascuno dei documenti appartenenti al lotto, il file di marcatura temporale del lotto, ed i file firmati dei documenti facenti parte del lotto.

La pagina "Export lotti"consente di selezionare l’azienda per la quale si sta operando (nel campo "Ragione sociale azienda"), ed eseguire quindi la ricerca dei lotti conservati da esportare impostando i seguenti criteri di ricerca e premendo "Ricerca":

Data di conservazione: ricerca i lotti aventi una data di conservazione compresa nel range temporale inserito dall’utente;
Tipo documenti contenuti: Documenti attivi, Documenti passivi;
Ordina per: questo criterio serve per ordinare in modo crescente o decrescente il risultato della ricerca secondo le seguenti opzioni: Descrizione, Stato, Tipo lotto.

Nella schermata successiva appare la lista dei lotti che soddisfano i criteri precedentemente impostati, con i dati sintetici degli stessi.
Cliccando sul numero del lotto il sistema propone la pagina riassuntiva del lotto selezionato, come in una normale ricerca lotti.

Selezionando "File di export" in corrispondenza di ciascuna delle righe di risultato ricerca, il sistema permetterà di salvare sul proprio pc la copia del lotto in formato zip.